Le funzionalità offerte vanno dalla semplice posta elettronica che utilizza i meccanismi SMTP e POP3, in sostanza l’inoltro e la ricezione del messaggio. A questi si aggiunge il protocollo IMAP che amplia le possibilità di condividere cartelle, calendari, attività e rubriche. A questi si possono aggiungere meccanismi di antispam, antivirus e altri ancora.

Non meno importanti le modalità collaborative per la condivisione di risorse, per l’appunto calendari, attività istant messaging, .
Il supporto verso dispositivi mobile richiede spesso meccanismi aggiuntivi. Anche per l’accesso web, è bene disporre di una interfaccia semplificata, dedicata ai dispositivi mobili, con schermi e tastiere limitati.
In alcuni casi le varie funzionalità vengono fornite attraverso protocolli proprietari (le modalità SMTP, POP e IMAP sempre disponibili), che richiedono client proprietari.

L’implementazione, del servizio di posta, può essere suddivisa in due macro aree: la prima via provider, che fornisce il servizio da remoto, la seconda realizzando una propria infrastruttura di posta. Come solito, le soluzioni presentano vantaggi e svantaggi.