L’appoggio ad un provider (al momento va di moda il termine cloud, che ha sostituito outsourcing, almeno nella terminologia) ha certamente il vantaggio di eliminare all’azienda problemi di gestione del servizio: i server, i backup dei dati, eventuali ridondanze, l’infrastruttura.
La implementazione iniziale è in genere veloce, i costi sono proporzionali alle effettive necessità: si comperano le caselle di posta che servono aggiungendole nel tempo in base alle necessità e nello stesso modo eventuali servizi aggiuntivi.
Nell’acquisto di un servizio esterno è bene verificare con il fornitore le caratteristiche delle caselle postali (principalmente lo spazio), le modalità e i protocolli di accesso ed eventuali garanzie sulla continutà del servizio.
Spesso, in questi casi, si tende a sottovalutare il problema di connettività che deve essere adeguata al traffico di posta, specie interaziendale, all’interno della stessa località. Si pensi ad un allegato di posta, anche corposo, basta un documento di word con immagini mal gestite. L'invio di una e-mail ad un collega vede il traffico in uscita dall’azienda al provider e, poi, in entrata dal provider al collega. Il traffico è semplicemente raddoppiato. Il problema si presenta anche nei frequenti casi di scanner (stampanti multifinzione) collegati in rete, che restituiscono la scansione con un allegato ad un messaggio di posta.
Resta all’azienda l’onere di gestire il lato client. La disponibilità di interfacce web, elimina la necessità del client, ma non consente l’uso della posta in modalità off-line.
L’ultima considerazione riguarda i dati, le e-mail scambiate. Questi restano in ‘mani’ altrui, quindi fra le caratteristiche da verificare, ci sono le considerazioni si sicurezza e riservatezza che il provider deve garantire.

Adottando una propria struttura, tipicamente un server, fisico o virtuale, i vantaggi / svantaggi si invertono.

Si acquisisce l’onere della gestione della infrastruttura di posta, in cambio di una maggiore flessibilità, e un minore impatto sulla connettività internet.

L’infrastruttura non è poi così onerosa, specie se virtuale. Nel caso di server virtuali, alcune soluzioni consentono l'uso del sistema operativo senza costi aggiuntivi, e quindi si affronta solo il costo del servizio di posta.

La gestione è spesso mitigata da interfacce agevoli e non costituiscono un vero problema nella operatività ordinaria.

La scelta del giusto prodotto, in funzione dei servizi necessari, delle dimensioni dell’azienda (numero di utenti) e delle risorse interne (personale in grado o no di gestire i servizi), è fondamentale per il giusto rapporto prezzi/prestazioni e aspettative/risorse.

Tutte le funzioni di notifiche, invio di scansione e simili beneficiano, in termini di prestazioni, di un server interno.

Da un punto di vista della sicurezza, va notato come i dati (le e-mail, gli allegati e quanto altro) restano fisicamente in azienda, e vanno trattati come qualsiasi dati aziendale rientrando nelle procedure di backup, riservatezza come definito dalla politiche aziendali.