I documenti memorizzati  in forma elettronica sono una realtà consolidata e si ricorre sempre meno alla forma cartacea, per evidenti motivi di convenienza economica, praticità, spazio, possibilità di rielaborazione, trasmissione, ecc., ecc..
Ma come avviene la memorizzazione?
Siamo sicuri di poter recuperare i nostri documenti nel tempo?

La carta ci ha permesso di ritrovare antichi ed importanti documenti ma è anche la causa della perdita di moti altri, basta pensare ai roghi di libri sai accidentali che deliberatamente procurati.
Il supporto informatico può garantire una alta durabilità del supporto e una facile duplicazione, ma non garantirne sempre la sua lettura. I formati dei più comuni documenti, testi, fogli elettronici, cambiano ed evolvono nel tempo, e si 'perdono' gli strumenti atti a leggerli: spariscono nella frenesia di nuove release.

I formati proprietari non sono pubblicamente documentati, l'aziende che li hanno definiti tengono per se le caratteristiche di implementazione. I formati proprietari sono legati a brevetti, royalty e 'legacci vari' che li rendono di difficile adozione da parte di terzi e comunque legano il documento, di proprietà di chi l'ha creato, alle aziende proprietarie del formato.
Sembra un problema marginale, ma coinvolge la proprietà del documento e la possibilità di utilizzarlo liberamente attraverso strumenti informatici  (licenze).

La controparte sono i formati aperti, ovvero pubblicamente documentati, standardizzati, liberi da vincoli di brevetti e limitazioni d'uso. Questi slegano il formato del documento da imposizioni e programmi di elaborazione. Noto il formato è possibile leggere il documento in qualunque occasione anche lontana, nel tempo, rispetto alla data di creazione del documento stesso, certi di non contravvenire a brevetti  o essere soggetti a vincoli.

E' quasi inutile sottolineare che i formati aperti vanno di pari passo con il software open, sposandone le filosofia.

I formati aperti stanno acquisendo importanza e diffusione, anche perché il legislatore sta cominciando a rendersi conto della importanza di adottare tali standard: diverse nazioni e hanno adottato, per la pubblica amministrazione,  formati aperti.

In Italia il processo vede diverse raccomandazioni e alcune regioni hanno aderito formalmente a tali formati.

ODF (Open Document Format) è lo standard più diffuso, ma non l'unico. ODF è utilizzato come formato predefinito in LibreOffice per tutti i documenti gestiti dal pacchetto. Il Regno Unito lo ha adottato recentemente preferendolo a OOXML.

OOXML è la versione open document proposto da Microsoft.

I principali strumenti per l'ufficio (word processor, foglio elettronico, presentazione), supportano i formati aperti, compreso Microsoft Office.

L'adozione dei formati open presenta, quindi, vantaggi e indipendenza dallo strumento adottato per gestire i documenti. La migrazione è consigliata anche se non sarà sempre semplice spiegare agli utenti e alle strutture di supporto informatico le ragioni della scelta. L'adozione di formati aperti non sarà nemmeno completamente gratuita. Ci sarà bisogno di supporto, riconfigurazione, ma i costi supportati si ripagano nel tempo e possono essere mitigati adottando anche strumenti open (OSS).